Krok pierwszy – określamy cel
Cóż takiego ma wydarzyć się kilka dni po naszej konferencji? Jakie odczucia mają mieć zaproszeni goście i prelegenci? Na te pytania musimy odpowiedzieć sobie w pierwszej kolejności. Być może nasz event ma wymiar stricte PR-owy,, a może planujemy „zapolować” na nowych klientów biznesowych? W każdym przypadku, przedsięwzięcie będzie wyglądać inaczej, będzie odbywać się w innym miejscu i z inną oprawą. Nie lekceważmy fundamentalnej idei naszej imprezy, gdyż to od tego zależy jakieś 50% jej sukcesu.
Krok drugi – lokalizacja
W prostych słowach chodzi tu o miejsce, gdzie konferencja biznesowa ma się odbyć. Niezależnie od celu, powinno być to miejsce szanowane i znane na mapie miasta. Nie zaszkodzi duża liczba gwiazdek, ale przede wszystkim kilka sal do dyspozycji. Nie wystarczy jedna aula z mikrofonami i głośnikami. Będziemy potrzebować pomieszczeń, gdzie goście będą mogli ze sobą porozmawiać bez konieczności przekrzykiwania się ze sprzętem nagłaśniającym
Krok trzeci - układ
Nie, nie chodzi to o układy z prezydentem miasta. Mówimy o układzie Sali, układzie krzeseł, stolików. Kto ma siedzieć bliżej nas, kto dalej? Których firm nie wypada ustawiać blisko siebie? Jak daleko powinien być stół z przekąskami? Jak zorganizować salę, by ludzie nie potykali się o krzesła, a próba dojścia do ceny nie kończyła się okazałym slalomem?
Krok czwarty – catering
Niech nawet przez myśl nie przejdzie nam przesadne oszczędzanie na tym aspekcie imprezy. Bardzo dobra kawa i doskonałe jedzenie potrafią uratować nawet najgorszą imprezę. Udany wieczór spotęgowany zostanie przez napełnienie żołądków gości pysznymi potrawami. Kiepski wieczór zmieni swój status na „całkiem ok” jeśli uratujemy go wychwalanym przez zaproszonych uczestników jedzeniem.
Krok piąty – organizator
Możemy próbować „bawić się” w organizację konferencji biznesowej samemu, ale skutek może być różny. Warto zwrócić się do zaufanej i szanowanej na rynku agencji eventowej, która doradzi, pomoże określić realność naszych celów i określi dokładny budżet – łącznie ze wszystkimi przewidzianymi nieprzewidzianymi niespodziankami.
Krok szósty – aktywności dodatkowe
Czy nasza impreza ma polegać jedynie na wykładach, przemowach i prezentacjach? Być może, ale dodatkowa rozrywka pozwoli na chwilę odetchnąć gościom by po chwili wrócić do idei konferencji ze świeżymi umysłami. Koncert znanego artysty, kabareciarza czy stand-upera podniesie prestiż wydarzenia i pozwoli mu zapaść w pamięć prelegentów i gości na długi czas.
Krok siódmy – przez zabawę do serca
Konferencja biznesowa to bardzo poważne wydarzenie, jednak postarajmy się sprawić, by nasi goście miło spędzili czas. Nie róbmy z naszego eventu słynnego tańca maturalnego, czyli na sztywno i bez możliwości głębszego oddechu. Ludzie powinni czuć się swobodnie a jednocześnie mieć świadomość i przekonanie, że biorą udział w czymś ekskluzywnym.
Napisz komentarz
Komentarze