Jak prawidłowo przechowywać dokumenty?

Dbaj o dokumenty

Niezależnie od tego czy są to umowy o pracę, dane czy podliczenia i bilanse, należy je odpowiednio przygotować do przechowywania. Gdy znajdą się już na papierze, ten warto schować w koszulkę i teczkę lub wpiąć w segregator. Dzięki temu utrzymasz porządek i dotrzesz do potrzebnych papierów w kilka minut. Będą one w dobrym stanie, chronione przed warunkami atmosferycznymi – przede wszystkim przed słońcem, więc na długo pozostaną czytelne. Zapobiegnie to także niepotrzebnemu bałaganowi, który naprawdę potrafi bardzo utrudnić życie.

Segregatory, teczki – porządkowanie

Jak już wspomnieliśmy, każdy dokument powinien znaleźć się w segregatorze lub w teczce. Każdą z nich należy także odpowiednio opisać. Dzięki temu szybko namierzysz to, czego potrzebujesz. Wybór metody zależy od tego, w jaki sposób chcesz przechowywać dokumenty. Jeśli będą to szafki metalowe na dokumenty z szufladami – najlepiej sprawdzą się dobrze opisane teczki. Jeśli będą to meble z półkami – tu egzamin zdadzą segregatory. Uporządkuj wszystko tak, aby było to dla Ciebie czytelne. Najczęściej segregacji dokonuje się uwzględniając daty lub alfabetycznie.

Jak wybrać odpowiednią szafkę?  

Jeśli chodzi o przechowywanie ważnych danych, należy zadbać o odpowiednie miejsce. W niektórych wypadkach to sejf lub szafa pancerna. Jeśli jednak mamy do czynienia z tradycyjnymi aktami i dokumentami, powinny wystarczyć szafki metalowe na dokumenty, zamykane na klucz. W ten sposób chronisz wrażliwe dane przed oczami niepowołanych osób. Taki mebel ma też inne zalety. Przede wszystkim można ustawiać go modułowo, a więc powiększać swoje archiwum w miarę potrzeb. Wykonany jest też z metalu, dzięki czemu przetrwa próbę czasu i nie będzie mieć negatywnego wpływu na kondycję dokumentów. Szafki metalowe na dokumenty pokryte są specjalną farbą proszkową, która chroni je przed działaniem słońca czy wilgoci, a w rezultacie także przed korozją. Wybierz szafkę wielkością dostosowaną do Twoich potrzeb oraz możliwości lokalowych. Warto zainwestować w mebel większy, niż w danej chwili jest Ci niezbędny, ponieważ przekonasz się, że szybko wypełnisz jego półki oraz szuflady.